Tingkatkan Okupansi Kamar & Kepuasan Tamu
Ubah setiap pertanyaan di WhatsApp menjadi reservasi yang sukses. SmartSales membantu hotel mengelola *booking* kamar, layanan tamu (*room service*), hingga komplain dengan cepat dan terorganisir.
Sales Pipeline Reservasi
Target Okupansi Akhir Pekan
TANYA HARGA (42)
Bpk. Gunawan
Deluxe Room - 3 Night
Ibu Sinta
Wedding Venue Inquiry
HOLD / DP (15)
Sdr. Adrian
Standard - Paid DP
CHECK-IN (32)
Kel. Baskoro
Villa - Check-in
Hal yang Sering Membuat Tamu Kecewa
Reservasi Hilang di WhatsApp
Banyak calon tamu yang bertanya ketersediaan kamar via WhatsApp pribadi staf, tidak terdata dengan baik, dan akhirnya pindah ke hotel lain.
Respons yang Terlalu Lambat
Saat *peak season*, resepsionis kewalahan membalas ratusan pesan WhatsApp yang menanyakan harga, lokasi, atau fasilitas kolam renang secara berulang.
Keluhan Tamu Menggantung
Tamu komplain AC tidak dingin atau butuh handuk tambahan via WhatsApp, tetapi pesannya tenggelam dan tidak segera diteruskan ke tim *Housekeeping*.
Otomatiskan Pelayanan dari Check-in hingga Check-out
Manajemen Reservasi Kamar (CRM Sales)
Tinggalkan buku catatan manual. Gunakan CRM Sales untuk melacak proses pemesanan secara visual, mulai dari pertanyaan ketersediaan, pembayaran uang muka (DP), hingga waktu *check-in*.
- Kirim tagihan, konfirmasi *booking*, dan panduan lokasi hotel secara otomatis via WhatsApp API.
- Kategorikan pemesanan berdasarkan tipe kamar (Deluxe, Suite, Villa) atau jenis tamu (Personal, Corporate).
- Jadwalkan pengingat *follow-up* agar tim *Sales* tidak lupa menagih pelunasan grup korporat.
Profil Reservasi Kamar
Bpk. Gunawan
Deluxe Room - 3 Malam
Aktivitas Terakhir: Pembayaran DP berhasil diverifikasi (Hari ini, 09:12).
WhatsApp Business API
Agen aktif: Sari (Resepsionis), Budi (Admin)
Halo, apakah ada kamar kosong untuk besok?
Halo! Masih ada tipe Deluxe dan Suite. Mau saya bantu cek harganya?
Dibalas oleh: Sari
Ketik balasan...
Pusat Layanan WhatsApp Terpadu
Gunakan WhatsApp Business API resmi dari SmartSales untuk mengelola seluruh komunikasi tamu hotel. Beberapa agen (Resepsionis, *Sales*, Admin) dapat membalas chat pelanggan secara bersamaan dari satu nomor resmi.
- Gunakan *Auto-Reply* untuk menjawab pertanyaan standar seperti harga kamar, jam operasional kolam renang, dan menu sarapan.
- Nomor WhatsApp tidak akan pernah *offline*, memastikan setiap tamu yang ingin bertanya di malam hari tetap mendapatkan respons otomatis.
Manajemen Layanan & Keluhan Tamu (Ticketing)
Ubah keluhan tamu atau permintaan *room service* yang masuk via WhatsApp langsung menjadi tiket penugasan kerja menggunakan fitur Ticket Creation.
- Eskalasi masalah (contoh: AC bocor, butuh *amenities* ekstra) dari *Front Desk* langsung ke tim *Engineering* atau *Housekeeping*.
- Pantau status pengerjaan tiket untuk memastikan setiap tamu mendapatkan layanan yang cepat dan tuntas.
Tiket Layanan #1042
Permintaan Tamu:
"Tamu di kamar 302 meminta tambahan 2 handuk dan air mineral."
Ditugaskan ke: Housekeeping
Batas Waktu (SLA): 30 Menit
Cara Manual vs SmartSales untuk Hotel
Begini perbedaan mengelola reservasi kamar, chat tamu, dan komplain layanan sebelum dan sesudah memakai SmartSales.
| Aspek | Cara Manual | Dengan SmartSales |
|---|---|---|
| Pencatatan reservasi kamar | Dicatat di buku atau spreadsheet terpisah, rawan hilang atau bentrok jadwal | Tercatat otomatis dalam sales pipeline, dari tanya harga, DP, hingga check-in |
| Respons pertanyaan tamu di WhatsApp | Bergantung pada HP pribadi resepsionis, berhenti saat staf offline atau ganti shift | WhatsApp Business API resmi, dibalas beberapa admin sekaligus dan tetap aktif di luar jam kerja |
| Komplain tamu (AC rusak, handuk, dll) | Pesan komplain mudah terlewat atau tidak diteruskan ke tim terkait | Otomatis menjadi tiket kerja yang ditugaskan ke Housekeeping atau Engineering |
| Follow-up pelunasan grup korporat | Mengandalkan ingatan staf sales, rawan lupa menagih sebelum check-in | Pengingat follow-up dijadwalkan otomatis di CRM Sales |
| Data reservasi antar properti/cabang | Terpisah per properti, sulit dipantau dari satu tempat | Terorganisir dalam satu sistem multi-tenant untuk seluruh properti |
| Histori komunikasi dengan tamu | Hilang jika staf resign atau berganti HP | Tersimpan di server terpusat, tidak bergantung pada perangkat staf tertentu |
Dipercaya Oleh 1000+ Bisnis di Indonesia
Bagaimana SmartSales membantu bisnis teknik untuk menemukan profit, efisiensi waktu, dan kekuatan batasan
Pertanyaan Seputar SmartSales untuk Hotel
Hal-hal yang biasa ditanyakan tim hotel sebelum mulai menggunakan sistem reservasi dan layanan tamu SmartSales.
Apa itu SmartSales untuk industri perhotelan?
SmartSales adalah platform yang membantu hotel dan vila mengelola reservasi kamar, komunikasi tamu via WhatsApp, dan penanganan komplain layanan dalam satu sistem terpusat, menggantikan pencatatan manual di buku atau spreadsheet.
Bagaimana cara kerja manajemen reservasi kamar di SmartSales?
Setiap pertanyaan tamu soal ketersediaan kamar tercatat sebagai sales pipeline, mulai dari tahap tanya harga, hold/DP, hingga check-in. Tim sales dapat melihat status setiap calon tamu tanpa perlu membuka buku catatan manual.
Apakah SmartSales menggunakan WhatsApp resmi (WhatsApp Business API)?
Ya. SmartSales menggunakan WhatsApp Business API resmi sehingga nomor hotel Anda tidak berisiko diblokir, dan beberapa staf (resepsionis, sales, admin) bisa membalas chat dari satu nomor yang sama secara bersamaan.
Bagaimana SmartSales membantu menangani komplain tamu?
Komplain atau permintaan layanan yang masuk lewat WhatsApp, misalnya AC bermasalah atau butuh handuk tambahan, bisa langsung diubah menjadi tiket kerja dan diteruskan ke tim Housekeeping atau Engineering, sehingga status pengerjaannya bisa dipantau.
Apakah SmartSales bisa dipakai untuk beberapa properti atau cabang sekaligus?
Bisa. SmartSales dibangun dengan arsitektur multi-tenant, sehingga cocok digunakan oleh grup hotel dengan beberapa properti yang masing-masing memerlukan data dan tim terpisah.
Apakah alur kerja bisa disesuaikan dengan kebutuhan hotel kami?
Bisa. Selain paket standar, SmartSales menyediakan opsi custom build untuk menyesuaikan kategori kamar, tahapan reservasi, atau jenis tiket layanan sesuai operasional hotel Anda.
Berapa biaya berlangganan SmartSales untuk hotel?
Biaya tergantung jumlah pengguna dan fitur yang dibutuhkan. Detail paket dan harga terbaru bisa dilihat di halaman Harga, atau hubungi tim kami untuk rekomendasi paket yang sesuai dengan skala hotel Anda.
Apakah data tamu dan reservasi di SmartSales aman?
Data disimpan pada sistem yang terpisah per klien (multi-tenant) dan hanya bisa diakses oleh tim internal hotel yang diberi hak akses, sehingga histori chat dan data tamu tidak tercampur dengan hotel lain.
Apakah ada masa uji coba sebelum berlangganan?
Ada. Tersedia uji coba gratis agar tim hotel Anda bisa mencoba langsung alur reservasi dan penanganan tiket layanan sebelum memutuskan berlangganan.
Apakah histori chat tamu tetap tersimpan jika staf resepsionis berganti?
Ya. Karena percakapan tersimpan di sistem terpusat, bukan di HP pribadi staf, pergantian resepsionis atau shift tidak akan menghilangkan histori komunikasi dengan tamu.
Berapa lama proses implementasi SmartSales di hotel kami?
Untuk paket standar, hotel bisa mulai menggunakan SmartSales dalam hitungan hari setelah data kamar dan tim dikonfigurasi. Untuk kebutuhan custom build, waktu implementasi disesuaikan dengan kompleksitas alur kerja yang diminta.
Dampak Nyata pada Bisnis Perhotelan Anda
+35%
Peningkatan Okupansi Kamar
-50%
Penurunan Komplain Tamu
Instan
Respons via WhatsApp
100%
Permintaan Terdata Akurat
Jadikan Hotel Anda Favorit Pelanggan
Kenyamanan tamu berawal dari kemudahan mereka saat melakukan reservasi dan meminta layanan. Berikan pengalaman menginap terbaik dengan mengotomatiskan operasional Anda bersama SmartSales.
Coba SmartSales Gratis